Paikallisyhdistyksen sähköposti

Palvelun yleiskuvaus

Paikallisyhdistykset viestivät jatkossa sähköpostitse haluamalleen kohderyhmälle, kuten esimerkiksi jäsenilleen tai aluejärjestölle, aina @yrittajat.fi-loppuisen sähköpostiosoitteensa avulla. Muista osoitteista ei lähetetä järjestön virallisia viestejä. Tästä syystä myöskään uudelleenohjausta yhdistyksen sähköpostista puheenjohtajan tai sihteerin henkilökohtaiseen sähköpostiin ei ole syytä tehdä.

Yhdistyksen sähköpostiosoite on aina muotoa paikallisyhdistys@yrittajat.fi eli esimerkiksi liperin@yrittajat.fi. Haluteaan yhdistys saa käyttöönsä oman tunnuksen sihteerille. Tämä tunnus on muotoa sihteeri.yhdistys@yrittajat.fi  esim sihteeri.liperi@yrittajat.fi

Yhdistyksen sähköpostitili on tarkoitettu puheenjohtajan tai sihteerin käyttöön käyttöön ja tunnus on henkilökohtainen. 

On tärkeää, että paikallisyhdistys seuraa aktiivisesti sähköpostitiliään, sillä esimerkiksi keskusliitto ja aluejärjestöt viestivät ajankohtaisista asioista ja tärkeistä muutoksista paikallisyhdistyksille juuri sitä kautta.

Palvelun aloittaminen

Paikallisyhdistyksen sähköpostin salasana luovutetaan uudelle puheenjohtajalle/ sihteerille sen jälkeen, kun keskusjärjestö on saanut tiedon uudesta puheenjohtajasta/ sihteeristä ja jäsenrekisteriin on syötetty uuden puheenjohtajan/ sihteerin henkilökohtainen sähköpostiosoite sekä matkapuhelinnumero. Molemmat tiedot vaaditaan, jotta paikallisyhdistyksen sähköpostin tunnukset voidaan luovuttaa.

Paikallisyhdistyksen sähköpostin tunnukset lähetetään jäsenrekisteristä löytyvään puheenjohtajan/ sihteerin henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen.

Jos et ole saanut tunnuksia, joilla pääsisit paikallisyhdistyksen sähköpostiin, ota yhteyttä tietohallintoon. Katso kohta "Palvelun tuki".

Palvelun käyttö ja kirjautuminen

Palvelua käytetään verkkoselaimella alla olevassa osoitteesta: https://portal.office.com

Tunnus on yhdistyksen sähköpostiosoite. Salasana on toimitettu yhdistyksen puheenjohtajan/ sihteerin henkilökohtaiseen sähköpostiin.

Palvelun tuki

Palvelun käytössä auttaa Suomen Yrittäjien tietohallinto. Tietohallintomme vastaa palvelun tukipyyntöjen koordinoinnista, ratkomisesta ja raportoinnista. Tällaisia pyyntöjä on mm. tilin salasanan palauttaminen.

Tukipyynnöistä luodaan tiketti, joka on pyynnön jättäjän nähtävissä ja seurattavissa.

Tee tukipyyntö sähköpostilla: tuki@yrittajat.fi

Huomioitavaa yhdistyksen sähköpostissa

• Yhdistyksen sähköpostijärjestelmänä toimii Microsoftin tuottama Office 365 palvelu. Jos puheenjohtajan käytössä on muita Office 365 tilejä, suosittelemme kirjautumaan yhdistyksen sähköpostiin käyttäen selaimen Incognito, InPrivate tai vastaavaa yksityinen selaus-tilassa.
• Yhdistyksen sähköpostilla käyty kirjeenvaihto siirtyy uudelle puheenjohtajalle, joten huolehdi ennen puheenjohtajan vaihtumista, ettei postilaatikkoon jää henkilökohtaisia viestejä sekä poista mahdollinen edelleenohjaus vanhan puheenjohtajan henkilökohtaiseen/yrityksen sähköpostilaatikkoon.
• Liitteet sähköpostissa. Saapuvien ja lähetettävien liitetiedostojen maksimikoko on 35 Mt.
• Vastaanottajien määrä. Yksittäisen viestin vastaanottajien maksimimääräksi on 500 vastaanottajaa. Vastaanottaja- tai Piilokopio-kenttiin ei voi siis liittää yli 500 vastaanottajaa kerralla vaan viesti tulee lähettää useammassa erässä.
• Yhdistyksen jäsenille suunnatuissa viesteissä on suositeltavaa ottaa ajantasainen sähköpostiosoitteiden listaus erikseen jokaista lähetystä varten. Sylvi-extranetistä »Järjestötoiminta »Jäsenasiat »Poiminnat ja listaukset.
• Jakelulistoja käytettäessä vastaanottajat sijoitetaan aina Piilokopio-kenttään.